Jak Cię widzą tak Cię piszą – spotkanie szkoleniowe
W każdym zawodzie posiadanie odpowiednich umiejętności jest punktem wyjściowym, by móc zajmować określone stanowiska i dobrze wypełniać płynące z nich obowiązki. Jednym z takich zawodów, który zdaje się być bardzo wymagający jest stanowisko asystentki. W sali konferencyjnej Międzynarodowego Centrum Szkoleń Specjalistycznych Policji CSP dr Marcin Hermanowski, pełnomocnik rektora Wyższej Szkoły Umiejętności Społecznych w Poznaniu, przeprowadził szkolenie dla osób pracujących w sekretariatach Centrum Szkolenia Policji.
Była to kolejna odsłona cyklu spotkań, które dzięki współpracy z Komedą Główną Policji, są realizowanie na terenie całego kraju dla osób odpowiedzialnych za obsługę sekretariatów i punktów recepcyjnych w jednostkach Policji.
Nie od dziś wiadomo, że sekretariat to kluczowe miejsce w każdej firmie, czy instytucji. Jest ’’wizytówką”, stąd też nie może w nim zabraknąć uprzejmości i życzliwości, poszanowania cudzego czasu oraz umiejętności prowadzenia rozmów. Krzyżują się tu najważniejsze sprawy i informacje. Od tego, jak wygląda i zachowuje się asystentka zależy pierwsze wrażenie, które niejednokrotnie okazuje się bardzo trwałe i stanowi istotny element budowania dobrego wizerunku danej komórki organizacyjnej, a co za tym idzie wizerunku instytucji, jako całości. Poza konkretnymi umiejętnościami i wykształceniem liczą się w nim także, a nawet przede wszystkim, cechy osobowościowe wywodzące się charakteru. W zawodzie tym, nieustannie należy pracować nad podzielnością uwagi, odznaczać się wysoką kulturą osobistą oraz wszechstronnością.
Aby móc sprostać wymaganiom, jakie niesie za sobą wykonywanie tego zawodu, należy inwestować w swój rozwój oraz pogłębiać użyteczną wiedzę na temat właściwych zachowań. Z takiej właśnie szansy skorzystały osoby odpowiedzialne za obsługę sekretariatów w Centrum Szkolenia Policji w Legionowie, które zostały zaproszone na spotkanie szkoleniowe, mające na celu uzupełnienie informacji dotyczących technik organizacji biura, ale również uświadomienie znaczenia obowiązków sekretarskich dla sprawnego funkcjonowania instytucji.
Prowadzący w sposób interesujący i ciekawy przedstawił główne zasady protokołu dyplomatycznego, budowania dobrych relacji, obyczajów oraz organizacji pracy dobrze funkcjonującego sekretariatu. Wskazówki, których udzielił, dotyczyły zarówno metod zdobywania umiejętności profesjonalnego reprezentowania firmy przy pomocy własnego wizerunku, jak i efektywnych zasad komunikacji. Nie zabrakło humoru, a miła atmosfera zachęciła uczestniczki szkolenia do dyskusji i dzielenia się swoimi spostrzeżeniami. Spotkanie okazało się idealną okazją, by móc zadać nurtujące pytania, przedyskutować wątpliwości oraz wymienić doświadczenia. Prowadzący dużo uwagi poświęcił również tematyce odpowiedniego ubioru, podkreślając, że o elegancji i dobrym guście nie świadczy bogactwo stroju, a jego prostota.
Tego typu szkolenia przypominają, że znajomość etykiety w życiu zawodowym i towarzyskim potrafi być bardzo przydatna i stanowi klucz do sukcesu. Nie należy zapominać, że uprzejmość i życzliwość budują drogę, ku dobrym relacjom
i przezwyciężaniu nieporozumień. Większość z omawianych zasad była doskonale znana uczestniczkom, jednak usystematyzowanie i uporządkowanie tej wiedzy może okazać się bardzo przydatne, a wręcz konieczne by móc rozpocząć starania nad poprawianiem i doskonaleniem wizerunku instytucji, jaką jest Centrum Szkolenia Policji.
Katarzyna Rucka WF